Klachtenregeling Meester in Verbinding

(behorende bij artikel 6.28 van de Verordening op de advocatuur)

Artikel 1 begripsbepalingen

In deze klachtenregeling wordt verstaan onder:

cliënt: degene die de advocaat opdracht heeft gegeven (de opdrachtgever) hem/haar juridische bijstand te verlenen en aldus een overeenkomst van opdracht is overeengekomen;
klacht: iedere schriftelijke uiting van ongenoegen jegens de advocaat of de onder diens verantwoordelijkheid werkzame personen over de totstandkoming en de uitvoering van een overeenkomst van opdracht, de kwaliteit van de dienstverlening of de hoogte van de declaratie, niet zijnde een klacht als bedoeld in paragraaf 4 van de Advocatenwet;
klager: iedere (rechts)persoon die belanghebbende is c.q. betrokken is bij de uitvoering van de overeenkomst van opdracht tussen Meester in Verbinding en de cliënt, die een klacht kenbaar maakt;
klachtenfunctionaris: de advocaat, niet zijnde mr. M.J. de Coninck en/of mr. Y.E.M. Goessens, die is belast met de afhandeling van de klacht;
Meester in Verbinding: de individuele advocaat waarmee de cliënt de overeenkomst van opdracht heeft gesloten (mr. M.J. de Coninck h.o.d.n. ‘Meester in Verbinding Ede’ met KvK-nummer 81956886 of mr. Y.E.M. Goessens h.o.d.n. ‘Meester in Verbinding Nijmegen’ met KvK-nummer 94303569).

Artikel 2 toepassingsbereik

Deze klachtenregeling is van toepassing op iedere overeenkomst van opdracht tussen mr. M.J. de Coninck, h.o.d.n. Meester in Verbinding Ede en de cliënt, en op iedere overeenkomst van opdracht tussen mr. Y.E.M. Goessens, h.o.d.n. Meester in Verbinding Nijmegen, en de cliënt.
Meester in Verbinding zorgt voor klachtafhandeling conform de klachtenregeling.

Artikel 3 doelstellingen
Deze klachtenregeling heeft tot doel:

het vastleggen van een procedure om klachten van cliënten binnen een redelijke termijn op een constructieve wijze af te handelen;
het vastleggen van een procedure om de oorzaken van klachten van cliënten vast te stellen;
behoud en verbetering van bestaande relaties door middel van goede klachtenbehandeling;
verbetering van de kwaliteit van de dienstverlening met behulp van klachtbehandeling en klachtanalyse.

Artikel 4 informatie bij aanvang dienstverlening

Meester in Verbinding wijst de cliënt er voorafgaand aan of tijdens het aangaan van de overeenkomst van opdracht op dat Meester in Verbinding een klachtenregeling hanteert en dat deze van toepassing is op de dienstverlening.

Artikel 5 interne klachtprocedure

Indien een klager Meester in Verbinding benadert met een klacht, wordt de klacht doorgeleid naar de heer mr. B.L.G.M. van Gemert, die daarmee optreedt als klachtenfunctionaris. Het staat klager ook vrij de klacht rechtstreeks bij de klachtenfunctionaris in te dienen.
Indien klager zijn/haar klacht rechtstreeks bij de klachtenfunctionaris heeft ingediend, stelt de klachtenfunctionaris Meester in Verbinding in kennis van het indienen van de klacht. De klachtenfunctionaris stelt klager en Meester in Verbinding in de gelegenheid een toelichting te geven op de klacht.
Meester in Verbinding tracht samen met klager tot een oplossing te komen al dan niet na tussenkomst van de klachtenfunctionaris.
De klachtenfunctionaris handelt de klacht af binnen een maand na ontvangst van de klacht, of doet met opgave van redenen mededeling aan de klager over afwijking van deze termijn met vermelding van de termijn waarbinnen wel een oordeel over de klacht wordt gegeven.
De klachtenfunctionaris stelt de klager en Meester in Verbinding schriftelijk op de hoogte van het oordeel over de gegrondheid van de klacht, al dan niet vergezeld van aanbevelingen.
Indien de klacht naar tevredenheid is afgehandeld, tekenen de klager, de klachtenfunctionaris en Meester in Verbinding het oordeel over de gegrondheid van de klacht.

Artikel 6 geheimhouding en kosteloze klachtbehandeling

De klachtenfunctionaris en Meester in Verbinding nemen bij de klachtbehandeling geheimhouding in acht.
De klager is geen vergoeding verschuldigd voor de kosten van de behandeling van de klacht.

Artikel 7 verantwoordelijkheden

De klachtenfunctionaris is verantwoordelijk voor de tijdige afhandeling van de klacht.
Meester in Verbinding houdt de klachtenfunctionaris op de hoogte over eventueel contact en een mogelijke oplossing.
De klachtenfunctionaris houdt de klager op de hoogte over de afhandeling van de klacht.
De klachtenfunctionaris houdt het klachtdossier bij.

Artikel 8 klachtregistratie

De klachtenfunctionaris verwerkt de gegevens van de afzonderlijke klachtendossiers en maakt jaarlijks een analyse.
De klachtenfunctionaris brengt periodiek verslag uit over de afhandeling van de klachten en doet aanbevelingen ter voorkoming van nieuwe klachten, alsmede ter verbetering van procedures.
Indien van toepassing wordt de klacht tevens gemeld bij de desbetreffende aansprakelijkheidsverzekeraar.