Als een werknemer niet goed functioneert kan dat tot veel ergernis leiden. Niet alleen bij de werkgever, maar ook bij collega’s die de fouten moeten herstellen. Het is dan ook in het belang van de hele organisatie om snel in te grijpen.

De meeste werkgevers die contact met mij opnemen zijn het al lang en breed beu. Ze willen overgaan tot ontslag. Vaak is het daarvoor nog veel te vroeg. Aan ontslag wegens disfunctioneren stellen rechters namelijk hoge eisen. Rechters wijzen bijna 80 % (!) van de ontslagaanvragen op grond van disfunctioneren af.

Wat moet de werkgever wél doen als de werknemer disfunctioneert? De 7 stappen staan hieronder op een rij.

Stap 1: zorg voor een goede functieomschrijving

Wat van de werknemer verwacht mag worden, moet in principe blijken uit de functieomschrijving. Is er geen (goede) functieomschrijving? Dan is het lastiger om aan te tonen dat de werknemer niet voldoet. De lat waarlangs gemeten wordt moet duidelijk zijn.

Staan er geen functie-eisen op papier, dan is het verstandig om desnoods tijdens de looptijd van de arbeidsovereenkomst schriftelijk aan de werknemer te bevestigen wat de functie-eisen zijn. Denk hierbij aan taken, verantwoordelijkheden en gedrag.

Stap 2: houd bij wanneer de werknemer niet goed functioneert

De volgende stap is om verslag bij te houden van dingen die niet goed gaan. Komt de werknemer regelmatig te laat, is de werknemer ongemotiveerd, haalt hij de vooraf vastgestelde targets niet, maakt de werknemer fouten, of werkt hij te traag? Noteer het iedere keer en verzamel bewijs.

Stap 3: geef regelmatig feedback

De ervaring leert dat sommige werkgevers hun werknemers te weinig van feedback voorzien. Of op hele voorzichtige wijze, waardoor de boodschap niet overkomt.

Het beste is om de werknemer regelmatig te confronteren als hij niet goed functioneert. ‘Regelmatig’ betekent niet iedere dag: dat werkt contraproductief. Dit betekent wel eens in de week of zoveel weken.

Het is hierbij belangrijk om niet op de man, maar op de bal te spelen. Geef dus feedback op gedrag en resultaten. Spreek de werknemer tevens aan op de dingen die wél goed gaan. Doe dit in voldoende mate, al vóórdat het zo erg is dat een officieel verbetertraject moet worden gestart.

Feedback geven hoeft niet iedere keer in een heel serieus en officieel gesprek. Dit kan op een gemoedelijke, maar duidelijke manier. Bijvoorbeeld in een kort gesprek aan een bureau, of via een opbouwend mailtje.

Vertel de werknemer er ook bij hoe het wél moet. Bijvoorbeeld: “Ik merkte tijdens de brainstorm sessie van vanochtend dat jij geen inbreng hebt gegeven. Vorige week heb ik je ook niet gehoord. Dit vind ik jammer. Bovendien behoort dit tot jouw functie als graphic designer. Ik wil dan ook dat je de volgende sessies in ieder geval twee ideeën inbrengt. Als dit niet lukt, dan verwacht ik dat je op voorhand contact met me opneemt om te bespreken wat je nodig hebt om dit doel te bereiken.”

Stap 4: voer een serieus gesprek

Functioneert de werknemer – ondanks de gegeven feedback – na een tijdje nog steeds niet goed? Dan is het zaak dat de leidinggevende een serieus gesprek met de werknemer aangaat. Het is aan te raden dat een derde persoon bij dit gesprek aanwezig is. Denk aan de HR-adviseur of een andere leidinggevende binnen het bedrijf.

Tijdens dit gesprek vertelt de leidinggevende de werknemer dat hij niet goed functioneert. Dit is een moeilijk gesprek, maar wel noodzakelijk. Bovendien is het ook in het belang van de werknemer om duidelijk te zijn. Zo weet hij tenminste waar hij staat.

Het is van belang dat aan de werknemer heel duidelijk wordt gemaakt op welke punten het functioneren tekort schiet. Licht deze punten met concrete voorbeelden toe.

Geef de werknemer tijdens het gesprek ruimte voor een reactie. Misschien is de werknemer het niet op alle punten eens. Of heeft de werknemer meteen concrete ideeën wat eraan gedaan kan worden. Luister hier naar en neem de inbreng van de werknemer mee in het verbetertraject.

Zet de punten waarin de werknemer tekort schiet (met voorbeelden) op papier en stuur het verslag na.

Stap 5: start een verbetertraject

Alleen vertellen wat er mankeert is niet genoeg. De werknemer moet ook een reële kans krijgen om zijn functioneren te verbeteren. De werkgever moet daarbij helpen door een verbetertraject te starten.

Ieder verbetertraject begint met een concreet verbeterplan. Een goed verbeterplan voldoet aan de volgende eisen:

  • in het verbeterplan staat welke doelen de werknemer moet behalen. De doelen zijn duidelijk en objectief meetbaar;
  • het verbetertraject is aan een bepaalde duur gekoppeld. Hoe lang het verbetertraject moet duren is vooral afhankelijk van de aard van de functie, het opleidingsniveau van de werknemer en de duur van het dienstverband. De meeste verbetertrajecten duren 3 tot 6 maanden;
  • de werknemer krijgt begeleiding. In het verbeterplan is opgenomen welke begeleiding de werknemer ontvangt. Denk aan het volgen van een cursus op een bepaald gebied, meelopen met een ervaren collega, etc.;
  • er zijn tussentijdse evaluatiemomenten vastgesteld, bij voorkeur iedere twee weken;
  • in het verbeterplan staat wat de arbeidsrechtelijke consequenties zijn als het verbetertraject onvoldoende effect heeft (namelijk: herplaatsing in een andere functie of ontslag).

Vertel tijdens het gesprek zoals bedoeld onder ‘stap 3’ alvast over het verbetertraject. Vraag de werknemer tijdens dit gesprek ook wat hij denkt nodig te hebben om de verbeterdoelen te halen. De werknemer moet hier meestal even over nadenken. Geef hem daarvoor de tijd.

Ga tijdens dit gesprek nog niet te veel in op de ins en outs van het verbetertraject. De details zullen de werknemer ontgaan. Die is nog veel te boos of geschrokken door de boodschap dat hij disfunctioneert. Het is dan ook beter om:

  • kort aan te stippen dat er een verbetertraject wordt gestart;
  • te vertellen dat de inbreng van de werknemer daarbij belangrijk is;
  • te laten weten dat de werknemer het concept verbeterplan op de mail zal ontvangen; en
  • een paar dagen later een nieuwe afspraak in te plannen waarin jullie het verbeterplan zullen bespreken.

Stuur het concept verbeterplan samen met het gespreksverslag aan de werknemer toe. Doe dit zo snel mogelijk na het gesprek. Het liefst dezelfde dag. Dit schept duidelijkheid voor de werknemer.

Probeer ervoor te zorgen dat de werknemer zich ook in het verbeterplan kan vinden en hiermee instemt. Zorg dat het verbeterplan binnen twee weken definitief is, en start met het traject.

Tip

Soms laten werkgevers de werknemer een keuze: óf een verbetertraject volgen, óf direct vrijwillig vertrekken. Deze aanpak valt niet bij alle rechters in goede aarde. Sommige rechters trekken hieruit de conclusie dat de werknemer al bij voorbaat geen redelijke kans tot verbetering is gegeven. Neem de kantonrechter te Rotterdam, die in zijn uitspraak van 10 mei 2021 overwoog: “als de keuze is óf je volgt een verbetertraject, óf je vertrekt, dan geeft dit aan dat de werkgever de conclusie dat de werknemer moet vertrekken eigenlijk al getrokken heeft.” Wees hier dus voorzichtig mee.

Stap 6: evalueer regelmatig

Houd vast aan de evaluatiemomenten die in het verbeterplan zijn opgenomen. Sta tijdens de evaluatiegesprekken concreet stil bij de verschillende verbeterdoelen. Reflecteer op een gestructureerde manier: wat ging er goed en wat is nog onvoldoende?

Waak ervoor om tijdens de evaluatiemomenten alleen maar te hameren op wat er niet goed gaat. Wees duidelijk, maar brand de werknemer niet tot zijn enkels af.

Werkt de werknemer te langzaam? Schrijf dan niet op dat de werknemer “nooit” op tijd klaar is. Er is ongetwijfeld wel een dag waarop dit wel lukte. Benoem in plaats daarvan de dagen waarop de werknemer zijn target niet had gehaald. Zorg ook dat er ruimte is voor een weerwoord. Geef vervolgens tips hoe het beter kan. Probeer de werknemer echt te begeleiden om zijn functioneren te verbeteren.

Maak iedere keer een verslag van de gesprekken en stuur deze na afloop aan de werknemer toe. Vraag de werknemer om de verslagen voor gezien te ondertekenen.

Laat op de helft aan de werknemer weten hoe hij ervoor staat. Is hij op de goede weg of is de kans groot dat hij het verbetertraject met een onvoldoende afrondt als hij zo doorgaat?

Stap 7: ga zo door, herplaatsing of ontslag

Aan het einde van het verbetertraject is het tijd voor een eindgesprek. Tijdens dit gesprek koppelt de werkgever aan de werknemer terug of de verbeterdoelen in voldoende mate zijn gehaald. Is het functioneren van de werknemer voldoende verbeterd? Dan betekent dit het einde van het verbetertraject. Functioneert de werknemer nog altijd niet goed genoeg? Licht dit dan toe (met voorbeelden). Leg daarna uit wat de gevolgen zijn.

Is binnen de organisatie een passende functie beschikbaar of komt die op korte termijn vrij? Dan moet de werknemer hierin worden herplaatst. Hoort hier een lager loon bij, dan mag het salaris naar beneden worden bijgesteld.

Als er geen passende functie vacant is, dan moet het dienstverband worden beëindigd. Idealiter lukt dit via een beëindigingsovereenkomst. De wettelijke transitievergoeding dient hierbij als uitgangspunt.

Wanneer de werknemer niet bereid is in te stemmen met de beëindiging van zijn dienstverband, moet een procedure bij de kantonrechter worden gestart.

advocaat-arbeidsrecht-expert


Advies nodig bij disfunctioneren?

Neem direct contact op