Als advocaat arbeidsrecht kom ik regelmatig in aanraking met situaties waar andere professionals bij betrokken zijn. Denk aan de bedrijfsarts i.o., arbeidsdeskundige, burn-out coach, HR-adviseur, loopbaancoach en ga zo maar door. Al deze professionals spelen op hun eigen manier een belangrijke rol bij het begeleiden van werknemers. Omdat ik regelmatig vragen krijg over wat deze professionals nu precies voor werkgevers en werknemers kunnen betekenen, ga ik met ze in gesprek. In deze rubriek interview ik Adviseur Arbeid en Gezondheid Simone Kolkman. Zij geeft onder andere een aantal praktische tips over het verminderen van ziekteverzuim.

Iedere werkgever in Nederland is verplicht zich aan te sluiten bij een arbodienst. Veel mensen denken bij een arbodienst vooral aan verzuimbegeleiding en de rol van de bedrijfsarts. Maar naast verzuimbegeleiding helpt een arbodienst ook bij het verminderen van de risico’s op ziekteverzuim en geeft de arbodienst tips om ziekteverzuim te voorkomen. Binnen een arbodienst zijn allerlei soorten professionals die een rol spelen bij het behalen van die doelen, waaronder de Adviseur Arbeid en Gezondheid. Simone Kolkman vertelt ons meer over de inhoud van haar werk.

Kun je in algemene bewoordingen uitleggen wat een Adviseur Arbeid en Gezondheid doet?

Als adviseur faciliteer ik medewerkers en leidinggevenden om tijdens het ziekteverzuim samen de juiste stappen te zetten volgens de Wet Verbetering Poortwachter. Zo moet de bedrijfsarts bijvoorbeeld probleemanalyses opstellen en moeten medewerker en werkgever samen afspraken vastleggen in een plan van aanpak. Ik begeleid hierbij.

Daarnaast is een belangrijk onderdeel van mijn werk een bijdrage leveren aan bewustwording en verandering van houding en gedrag in alle lagen van de organisatie. Ik ga daarover in gesprek met leidinggevenden, HR en medewerkers.

Verzuim kent namelijk vele oorzaken. Slechts één daarvan is medisch. Vaak spelen ook andere factoren een grote rol bij een ziekmelding. Daarom spreken wij ook liever van arbeidsverzuim in plaats van ziekteverzuim. Zo meldt een medewerker die zijn werk eigenlijk niet meer zo leuk vindt zich vaak sneller en langer ziek. Door hierover het gesprek aan te gaan, te benoemen dat de medewerker ongemotiveerd overkomt en niet alleen de (medische) klachten te bespreken, kun je het hebben over de achterliggende oorzaken van verzuim. Zo kun je daar ook gemakkelijker een oplossing voor vinden.

Bij De Arbodienst benoemen wij ook regelmatig dat verzuim een “management probleem” is. Zo kan het ook zijn dat de houding en het gedrag van een leidinggevende of HR-medewerker het verzuim in de hand werkt. Ik heb dan als taak om dit te benoemen en bespreekbaar te maken.

Veel bedrijven streven ernaar hun verzuim in ieder geval onder de 5 % te houden. Wat doen werkgevers die hierin slagen wél, wat andere werkgevers niet doen?

Verzuimcijfers en verzuimrapportages zijn een handige tool om inzicht te krijgen in verzuim en hoe dat is opgebouwd. Waarom het ene bedrijf het verzuim onder de 5% heeft gekregen en het andere bedrijf dat niet lukt kan vele oorzaken hebben. Vaak is het een combinatie van verschillende factoren. Zo kan het bijvoorbeeld zijn dat een organisatie relatief veel 50 of 60 plussers in dienst heeft. Zo’n omstandigheid in combinatie met fysieke arbeid zal ongetwijfeld leiden tot meer verzuim. Ook kan een bepaalde organisatiestructuur ervoor zorgen dat verzuim toeneemt. Denk hierbij aan een leidinggevende die weinig tot niet samenwerkt met zijn of haar medewerkers.

Een goede relatie tussen leidinggevenden en medewerkers is altijd de basis voor een laag verzuim. Ken je medewerkers, weet wat er speelt en ga altijd open, eerlijk en met oprechte interesse in gesprek met je medewerkers. Doe je dit als leidinggevende consequent, dan is het arbeidsverzuim vaak ook laag.

Wat zijn veelvoorkomende tips die jij geeft om verzuim te reduceren, waar ook andere werkgevers van kunnen leren?

In een strategisch verzuimoverleg kijk ik samen met leidinggevende en HR wat we in een organisatie kunnen aanpassen en veranderen om verzuim te verminderen. We gaan kijken wat de zogenaamde ‘verzuimdrempel’ hoger maakt. Dit doen we vanzelfsprekend niet omdat we willen stimuleren dat medewerkers die ziek zijn toch aan het werk blijven. Medewerkers die langdurig over de grenzen van hun eigen lichaam heen gaan vormen op termijn juist een enorm risico op langdurige uitval.

Wat we door het verhogen van de verzuimdrempel wel willen bereiken is dat mensen die (lichte) beperkingen ervaren, maar ook nog steeds arbeidsmogelijkheden hebben, gaan kijken wat de benutbare mogelijkheden zijn die dag, in plaats van zich ziek te melden. Daarnaast zullen zo ook de mensen die zich onterecht ziek melden niet al te lichtvaardig thuis blijven. Wie denkt dat dit niet of nauwelijks voorkomt heeft het mis. Zo blijkt uit onderzoek van XpertHR onder 1.038 Nederlandse werknemers in loondienst dat 12 % zich weleens onterecht heeft ziekgemeld. Om dit zo veel mogelijk tegen te gaan helpt het bijvoorbeeld om te bepalen dat ziekmelden via WhatsApp niet mogelijk is, maar telefonisch moet gebeuren.

Daarnaast zijn een goede werksfeer en werkgeluk belangrijk. Medewerkers die gelukkig zijn in hun functie en aangeven een fijne werkomgeving te hebben, zullen zich minder snel ziekmelden. Dit zijn allemaal zaken waar je als leidinggevende invloed op hebt.

Hoe je dit als werkgever bereikt verschilt natuurlijk per organisatie. Als Adviseur Arbeid en Gezondheid ondersteun ik werkgevers hier regelmatig bij. Maar uiteindelijk is de kern altijd om in gesprek te blijven met medewerkers, ook als zij nog niet ziek zijn. Oprechte aandacht en interesse in medewerkers zal altijd helpen om het verzuim te reduceren. Medewerkers voelen zich dan gehoord en betrokken bij de organisatie. Ze zullen ook eerder aangeven wanneer er iets niet goed gaat en wanneer een ziekmelding op de loer ligt. Ze zullen het vertrouwen voelen dat er naar hen geluisterd wordt en dat ze serieus genomen worden. Dit alles verhoogt de verzuimdrempel en reduceert het verzuim. Daar is niet alleen de werkgever, maar ook de werknemer bij gebaat. Een win-win-situatie dus. Dat maakt mijn werk ook zo leuk!

Simone Kolkman

Afbeelding: Simone Kolkman

Simone Kolkman is 27 jaar oud en sinds september 2019 werkzaam als Adviseur Arbeid en Gezondheid bij De Arbodienst. Haar klanten bevinden zich voornamelijk in het midden van het land.

Voordat Simone in deze functie startte heeft zij de Masterstudie Communication, Health en Lifescience afgerond aan de Wageningen University. Tijdens deze Master heeft zij zich gefocust op discursieve psychologie. Zij deed daarbij onderzoek naar de identiteit die mensen in alledaagse gesprekken proberen aan te nemen en wat ze hiermee willen bereiken. De door haar opgedane kennis en vaardigheden komen zo nu en dan ook goed van pas in haar werk als Adviseur Arbeid en Gezondheid.