Secundaire arbeidsvoorwaarden, zoals een opleiding kunnen doen via de werkgever, zijn voor veel werknemers belangrijk. Een werkgever die een opleiding aanbiedt, zorgt voor een aantrekkelijke werkplek en voor professionele en persoonlijke ontwikkeling van werknemers. Voor beide partijen is het dus fijn om hier goede afspraken over te maken.

Hoe regelt de werknemer een opleiding via de werkgever? Moet een werkgever een opleiding aanbieden? Wat gebeurt er met de studiekosten? In dit blog beantwoorden we deze vragen voor je.

In deze blog:

De opleiding als arbeidsvoorwaarde

Recht op het volgen van een opleiding

Een opleiding, studie, training of cursus is een arbeidsvoorwaarde als de mogelijkheid ertoe is afgesproken tussen de werkgever en de werknemer. Dit kan zijn vastgelegd in de arbeidsovereenkomst, het personeelsreglement of de cao. Als de mogelijkheid tot opleiding op deze manier is overeengekomen, heeft een werknemer er recht op.

In sommige gevallen geldt ook de scholingsplicht uit artikel 7:611a BW. Dat is scholing die niet tussen werkgever en werknemer is afgesproken, maar die moet worden gevolgd doordat de wet dat voorschrijft.

Wanneer sprake is van een opleiding als arbeidsvoorwaarde, is de werkgever verplicht om de afgesproken opleiding of studie aan te bieden. Bij een conflict hierover kan de werknemer naar de rechter stappen om naleving van de afspraken af te dwingen.

Wijzigen van de arbeidsvoorwaarde

Een werkgever mag een arbeidsvoorwaarde zoals een opleiding niet zomaar wijzigen. Omdat het een arbeidsvoorwaarde is, heeft de werknemer in principe inspraak wanneer een werkgever deze wil wijzigen. Er is dus instemming nodig van de werknemer! Onthoud dit, wanneer een wijziging wordt doorgevoerd.

Op deze regel zijn wel uitzonderingen. In sommige gevallen mag een werkgever een afspraak namelijk zonder instemming van de werknemer (dat heet eenzijdig) wijzigen. Eenzijdig wijzigen kan alleen als:

in de arbeidsovereenkomst een eenzijdig wijzigingsbeding is opgenomen en er sprake is van een ‘zwaarwichtig belang’ om te wijzigen. De werkgever moet de belangen van de werknemer goed meewegen in het besluit om te wijzigen.
de werkgever op grond van goed werknemerschap van een werknemer mag verwachten met een wijziging akkoord te gaan. Dat is alleen het geval als er dingen zijn veranderd in de organisatie waardoor de werkgever een arbeidsvoorwaarde moet wijzigen. En de werkgever de werknemer een redelijk voorstel heeft gedaan waarin zijn belangen worden gecompenseerd.

Let op. Wanneer een werkgever algemene afspraken over de opleiding in het bedrijf wil wijzigen, dan heeft de ondernemingsraad ook inspraak! (zie hieronder).

De ondernemingsraad en opleiding

De ondernemingsraad heeft een belangrijke rol bij het vaststellen en wijzigen van arbeidsvoorwaarden, dus ook bij algemene afspraken over opleidingen. Volgens artikel 27 van de Wet op de ondernemingsraden (WOR) heeft de OR instemmingsrecht bij besluiten over opleidingsbeleid. Dit betekent dat de werkgever de OR móet betrekken bij haar beslissing om in algemene zin opleidingen aan te bieden, of de algemene opleidingsmogelijkheden te wijzigen. Dergelijke besluiten kan een werkgever pas doorvoeren, als de OR heeft ingestemd. De OR kan zo opkomen voor de belangen van de werknemers en zorgen dat het opleidingsbeleid eerlijk en transparant is. Ook kan de OR het volgende:

Initiatiefrecht
De OR kan zelf voorstellen doen om opleidingsmogelijkheden te verbeteren. Bijvoorbeeld door nieuwe programma’s te introduceren of door bestaande structuren te optimaliseren.
Toezicht en evaluatie
De OR kan de uitvoering van het opleidingsbeleid monitoren en evalueren. Door regelmatig de voortgang te beoordelen, kan de OR feedback geven en er zo voor zorgen dat de opleidingsprogramma’s effectief zijn en aansluiten bij de behoeften van de medewerkers.
Onderhandelingen
In sommige gevallen kan de OR onderhandelen over de voorwaarden van opleidingsprogramma’s, inclusief budgetten, tijdsbesteding en het type trainingen dat de werkgever aanbiedt.

Afspraken over opleiding

Nu weten we dat een werknemer recht kan hebben op een opleiding, en dat het mogelijk is om dat recht zomaar weer weg te nemen. Het is dus goed om het te hebben over hoe je dit recht inkleedt.

Wat is nou handig om af te spreken over te volgen opleidingen?

Algemene afspraken

Wanneer een werkgever 10+ werknemers heeft, is het al raadzaam om een algemeen opleidingsbeleid te hebben. Het zorgt voor efficiëntie en uniformiteit. Bovendien kan het strategische doeleinden dienen, doordat de werkgever de opleidingsmogelijkheden kan afstemmen op de bedrijfsbelangen.

In een opleidingsbeleid kun je de volgende dingen opnemen:

Opleidingsbudget
Het is mogelijk om op te nemen dat er jaarlijks een bepaald budget aan opleiding ter beschikking wordt gesteld, voor de hele onderneming of bijvoorbeeld per afdeling of functieniveau. Dit zorgt voor helderheid en geeft duidelijk aan wanneer de financiële grens is bereikt.
Soort opleiding
Als werkgever kun je invloed hebben op welke opleidingen een werknemer kan doen. In een opleidingsbeleid kun je aangeven welke soort opleidingen onder het beleid vallen.
Studieverlof
In een opleidingsbeleid kun je opnemen wat de regels zijn over studieverlof. Mogen werknemers dit onder werktijd doen? Kunnen ze flexibele werktijden inzetten tijdens hun studie? Is het de bedoeling dat ze het in hun eigen tijd doen? Je kan de vorm van studieverlof ook afhankelijk maken van de inhoud van de opleiding.
Procedures
Het is prettig om uniform duidelijk te hebben hoe je een opleidingsaanvraag moet indienen, wat de beoordelingscriteria zijn en wat de beslistermijn is.

Het opleidingsbeleid dient goed vast te liggen. In een personeelshandboek of gedeeld via intranet.

Let op! Wilt men afspreken dat de werknemer studiekosten moet terugbetalen? Leg dit dan vast in een individuele studiekostenovereenkomst (zie hieronder).

Individuele afspraken

Uiteraard is het ook prettig om per werknemer maatwerk te kunnen leveren. Mocht er géén opleidingsbeleid zijn, of mocht er sprake zijn van een specifiek geval, dan is het goed om over de volgende elementen afspraken te maken:

Het specifieke opleidingsbudget
Wel budget wordt aan de werknemer ter beschikking gesteld?
Persoonlijk studieverlof
Wanneer mag de werknemer de studie volgen?
POP (Persoonlijk ontwikkelingsplan)
Het is zinvol als een werknemer in een POP zijn individuele doelen opschrijft en dat er regelmatig evaluatiegesprekken zijn, om zo de waarde van de opleiding te blijven monitoren.
Studiekosten terugbetalen bij uitdiensttreding
Leg dit vast in een studiekostenovereenkomst. Zie hieronder welke voorwaarden daarvoor gelden.

Studiekosten

De financiële kant van een opleiding kan grote invloed hebben op de toegankelijkheid van opleidingsmogelijkheden. Het is daarom van belang om goed na te denken over welk vorm van financiering je wil hanteren. En over of studiekosten moeten worden terugbetaald, als een werknemer uit dienst gaat.

Financieren van een opleiding

Volledige financiering door de werkgever:
Sommige bedrijven bieden volledige dekking van de studiekosten, inclusief cursusgeld, studiemateriaal en soms zelfs reiskosten. Dit toont een sterke toewijding aan de ontwikkeling van werknemers. Het kan een belangrijke factor zijn in het aantrekken en behouden van talent.
Gedeeltelijke financiering:
In andere gevallen delen werkgevers en werknemers de kosten van de opleiding, bijvoorbeeld in de vorm van een vast percentage per jaar of een maximumvergoeding.
Studiebeurzen en subsidies:
Werkgevers kunnen in sommige gevallen ook gebruik maken van externe subsidies en beurzen voor opleiding en ontwikkeling. Dit helpt om de financiële last te verlichten en zo meer werknemers toegang te geven tot opleidingsmogelijkheden.
Belastingvoordelen:
Werkgevers en werknemers kunnen vaak profiteren van belastingvoordelen bij het bekostigen van opleidingen. Bedrijven kunnen kosten soms aftrekken als bedrijfskosten, terwijl werknemers onder bepaalde voorwaarden belastingvrije vergoedingen kunnen ontvangen.

Studiekosten terugbetalen

Veel werkgevers hanteren een terugbetalingsregeling van studiekosten als een werknemer uit dienst gaat. Dit doen werkgevers om hun investering te beschermen. Voor werknemers is het een teken dat de werkgever graag wil dat de opgedane kennis voor hun bedrijf wordt ingezet.

Het is mogelijk om met elkaar af te spreken dat een werknemer studiekosten moet terugbetalen. Dat mag alleen onder bepaalde voorwaarden:

Het mag niet gaan om wettelijk verplichte scholing.
Het moeten terugbetalen van studiekosten moet schriftelijk zijn vastgelegd. Het moet duidelijk zijn dat de werknemer hiermee instemt! Met een handtekening bijvoorbeeld onder een studiekostenovereenkomst.
Een werknemer moet voorafgaand aan de start van de opleiding weten dat er een terugbetalingsregeling geldt.
Er moet sprake zijn van een duidelijke terugbetalingsregeling, met daarin goed omschreven wat de voorwaarden zijn van terugbetaling, binnen welke termijn, en van welk bedrag. Hierbij moet de werkgever een staffel hanteren. Hoe langer een werknemer klaar is met de opleiding, hoe minder er hoeft te worden terugbetaald.
Het terugbetalen moet redelijk en billijk zijn. Dit betekent dat de terugbetaling niet onredelijk bezwarend mag zijn voor de werknemer. Dit kan bijvoorbeeld het geval zijn als een werknemer opzegt vanwege keuzes die de werkgever heeft gemaakt (bijvoorbeeld het verplaatsen van de standplaats van Limburg naar Groningen). Een werknemer dan alsnog de studiekosten laten terugbetalen kan onredelijk bezwarend zijn.

Conclusie

Het aanbieden van een opleiding door de werkgever is een waardevolle arbeidsvoorwaarde die bijdraagt aan de professionele en persoonlijke ontwikkeling van werknemers, en tegelijkertijd een aantrekkelijke werkplek creëert. Het is goed om te weten wanneer werknemers recht hebben op een opleiding. Daarnaast zijn duidelijke afspraken over opleidingen essentieel om misverstanden te voorkomen. En om zowel werkgevers als werknemers rechtszekerheid te bieden.

Door een goed doordacht opleidingsbeleid op te stellen, waarin de ondernemingsraad actief wordt betrokken, kunnen bedrijven strategische doelen nastreven en de behoeften van hun werknemers ondersteunen. Dit omvat afspraken over opleidingsbudgetten, studieverlof, procedures voor opleidingsaanvragen en mogelijke terugbetalingsregelingen bij uitdiensttreding.

Tot slot

Heb je twijfels over of er recht bestaat op een opleiding, over of het tot nu toe bestaande beleid mag worden gewijzigd of over of er studiekosten moeten worden terugbetaald? Of heb je vragen over het opleidingsbeleid en hoe de OR moet worden betrokken? Neem gerust contact met ons op voor een verkennend gesprek. Meester in Verbinding staat graag voor je klaar!

Neem contact op

Ga terug naar het overzicht

Opleiding via werkgever