Het bijhouden van vakantiedagen lijkt een simpele taak, maar zowel werkgevers als werknemers kunnen voor uitdagingen komen te staan als dit niet goed gebeurt. In deze blog bespreken we wie verantwoordelijk is voor het registreren van vakantiedagen, waarom dit belangrijk is en wat de gevolgen kunnen zijn van een slechte administratie.
Vakantiedagen: rechten en plichten
Volgens de wet heeft elke werknemer recht op voldoende vakantiedagen om jaarlijks uit te rusten. Dit staat beschreven in artikel 7:638 BW. Als een werknemer niet alle vakantiedagen opneemt, kunnen deze worden meegenomen naar het volgende kalenderjaar.
Belangrijke regels die bij gelden bij openstaande vakantiedagen:
- Wettelijke vakantiedagen moeten voor 1 juli van het volgende jaar worden opgenomen. Na deze datum vervallen ze, tenzij de werknemer ze door bijzondere omstandigheden (bijvoorbeeld ziekte) niet heeft kunnen opnemen.
- Bovenwettelijke vakantiedagen (extra dagen boven de wettelijke norm) vervallen niet, maar verjaren pas na vijf jaar.
- Bij het einde van een dienstverband moeten niet-opgenomen vakantiedagen worden uitbetaald. Dit staat in artikel 7:641 lid 1 BW.
De vergoeding voor niet genoten vakantiedagen moet gelijk zijn aan het bedrag van het laatstverdiende loon over de periode overeenkomstig de nog openstaande vakantie. Een verlofuur staat dus gelijk aan een gewerkt uur. Let op: over de som ter uitbetaling van vakantiedagen moet ook 8% vakantiegeld worden berekend.
Wie moet de administratie bijhouden?
Uit artikel 7:641 lid 2 BW is de werkgever verplicht om een nauwkeurige administratie bij te houden van de door de werknemer genoten vakantiedagen. Dit betekent dat de werkgever moet bijhouden hoeveel vakantiedagen een werknemer opbouwt en hoeveel vakantiedagen een werknemer daadwerkelijk opneemt.De administratie kan bijvoorbeeld worden bijgehouden via een HR-systeem of salarispakket of software die hier speciaal voor is ontworpen.
Uiteraard kan een werkgever niet ruiken wanneer een werknemer vakantiedagen opneemt. Omdat de administratieplicht echter wel bij de werkgever ligt, is het van belang dat de werkgever duidelijke kaders schept waarin wordt vastgelegd hoe vakantie moet worden opgenomen.
Een werkgever doet er dus goed aan duidelijk in de arbeidsovereenkomst of een arbeidsvoorwaardenreglement af te spreken welke verantwoordelijkheid hieromtrent bij de werknemer ligt, en wijst werknemers hier ook gaandeweg op. Dit heeft ook te maken met de bewijslast die voor de vakantiedagenregistratie geldt (zie hieronder).
Wat kan er misgaan?
Als de registratie van vakantiedagen niet goed wordt bijgehouden, kunnen er conflicten ontstaan. We zien vaker dat er vraagtekens zijn bij hoeveel vakantiedagen een werknemer nog mag opnemen. We krijgen dan de vraag of een werknemer nog op vakantie mag, of we zien dat vakantie wordt geweigerd terwijl er eigenlijk nog vakantiedagen mogen worden opgenomen. Dit kan leiden tot een conflict. Ook gebeurt het dat een werkgever niet goed doorheeft dat er nog grote posten aan bovenwettelijke vakantiedagen openstaan, die bij uitdiensttreding allemaal (tot 5 jaar terug) moeten worden uitbetaald (inclusief 8% vakantiegeld over die som). Ook zien we met regelmaat dat er bij uitdiensttreding discussie ontstaat over de uitbetaling van niet-opgenomen vakantiedagen. De werknemer meent dat hij nog een X-bedrag te goed heeft, maar de werkgever is van mening dat alle vakantiedagen zijn opgenomen.
De bewijslast van het vakantiesaldo
Het antwoord op deze vraag hangt af van wie van de partijen een vordering instelt op grond van het uitbetalen of terugbetalen van de vakantiedagen. In het burgerlijk procesrecht geldt immers: ‘wie eist, bewijst’. Als een werknemer meent dat hij nog een groot bedrag aan vakantiedagen heeft openstaan, en dus eist deze uitbetaald te krijgen bij het einde van zijn dienstverband, dan ligt in beginsel de bewijslast bij hem. Maar bij ‘wie eist, bewijst’ geldt een belangrijke kanttekening. Het bewijs hoeft alleen maar te worden geleverd ALS de stelling van de werknemer voldoende gemotiveerd wordt betwist.
En daar komt de administratieplicht van de werkgever om de hoek kijken. Wanneer een werknemer namelijk stelt dat hij bijvoorbeeld nog 50 dagen aan vakantiedagen heeft openstaan, dan kan een werkgever niet volstaan met een ‘toon maar aan’. Nee, als een werknemer dat stelt, moet een werkgever voldoende gemotiveerd betwisten dat dat aan de orde is. De Hoge Raad oordeelt daarover dat vanwege het bepaalde in art. 7:641 lid 2 BW een werkgever zijn betwisting mede moet motiveren aan de hand van uit zijn administratie blijkende gegevens. Die dan ook door de werkgever in het geding moeten worden gebracht (als bewijsstuk moeten worden overgelegd).
Het is dus niet alleen belangrijk voor de goede arbeidsrelatie om goede afspraken te maken over het opnemen van vakantiedagen, en te zorgen dat dit goed wordt bijgehouden. Ook kan dit financiële discussies voorkomen.
Tips voor werkgevers
- Zorg voor een betrouwbaar systeem om vakantiedagen bij te houden.
- Communiceer duidelijk naar werknemers de kaders over hoe zij vakantiedagen moeten opnemen, waarmee je een gedeelte van de verantwoordelijkheid bij hen legt.
- Controleer regelmatig of de administratie klopt.
Tips voor werknemers
- Vraag op tijd vakantiedagen aan;
- Houd in de gaten dat het bovenwettelijke vakantiesaldo niet vervalt, maar pas na 5 jaar verjaart;
- Bekijk regelmatig wat je huidige vakantiesaldo is.
Conclusie
Een zorgvuldige registratie van vakantiedagen is van groot belang. De werkgever is verantwoordelijk voor een goede administratie, maar ook werknemers hebben een rol door hun vakanties tijdig aan te vragen en inzicht te houden in hun saldo. Een transparante aanpak voorkomt conflicten, beschermt de rechten van werknemers en voorkomt financiële verrassingen voor werkgevers.
Heb je een discussie over het vakantiesaldo, of vragen over het recht op/de plicht tot uitbetaling van de vakantiedagen? Meester in Verbinding denkt graag met je mee.